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Wie erkenne ich Skill-Gaps in meinem Team?

Von Quentin Sunderbrink (Gründer von DYD, IHK-Prüfer) · veröffentlicht am

Ein Skill-Gap ist die Lücke zwischen den Kompetenzen, die dein Team für seine Aufgaben braucht, und denen, die heute vorhanden sind. Du erkennst sie, indem du zuerst den Bedarf festlegst, dann den Ist-Stand aus mehreren Quellen erhebst und beides mit denselben Begriffen vergleichst. Selbsteinschätzungen sind ein guter Startpunkt, reichen allein aber nicht. Priorisiere danach die Lücken, die für eure Ziele am wichtigsten sind und sich mit vertretbarem Aufwand schließen lassen.

Schritt 1: Den Bedarf festlegen

Beginne nicht bei den Menschen, sondern bei den Aufgaben. Frage für die nächsten 12 bis 24 Monate:

  • Welche Aufgaben, Produkte oder Kundengruppen kommen dazu, welche fallen weg?
  • Welche Werkzeuge, Verfahren oder Vorschriften ändern sich?
  • Welche Rollen braucht das Team dafür, und welche Kompetenzen gehören zu jeder Rolle?

Lege für jede Kompetenz ein benötigtes Niveau fest, z. B. auf einer Skala von 1 (Grundlagen) bis 4 (Expertise, kann andere anleiten). Nicht jede Person braucht jede Kompetenz auf höchstem Niveau – oft reicht es, wenn zwei Personen im Team sie sicher beherrschen.

Schritt 2: Eine gemeinsame Sprache für Kompetenzen nutzen

Wenn eine Führungskraft „Datenanalyse“ schreibt und eine andere „Reporting“, lässt sich nichts vergleichen. Lege eine feste Liste mit kurzen Beschreibungen fest. Eine Orientierung bietet ESCO, die mehrsprachige europäische Klassifikation für Fähigkeiten, Kompetenzen und Berufe der Europäischen Kommission. Laut ESCO-Website beschreibt sie über 3.000 Berufe und fast 14.000 damit verbundene Fähigkeiten in 28 Sprachen.

Schritt 3: Den Ist-Stand aus mehreren Quellen erheben

  • Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden – schnell und beteiligend
  • Einschätzung der Führungskraft – mit konkreten Beispielen aus der Arbeit
  • Nachweise: Abschlüsse, Zertifikate, abgeschlossene Projekte
  • Praxisbezug: Fachgespräche, Arbeitsproben, Rückmeldungen aus Projekten

Grenzen der Selbsteinschätzung

Selbsteinschätzungen hängen davon ab, wie gut jemand den Maßstab kennt. Wer ein Thema gerade erst lernt, kann den eigenen Stand schwer einordnen; wer sehr erfahren ist, bewertet sich manchmal zurückhaltend. Dazu kommt: Wenn Einschätzungen über Beförderungen oder Kürzungen entscheiden könnten, werden sie vorsichtiger oder geschönt. Das hilft:

  • Niveaus mit konkreten Beispielen beschreiben („kann einen Bericht ohne Vorlage erstellen“ statt „gut“)
  • Selbst- und Fremdeinschätzung nebeneinanderlegen und Unterschiede im Gespräch klären
  • Klar sagen, wofür die Daten genutzt werden – und wofür nicht

Schritt 4: Lücken sichtbar machen

Lege Bedarf und Ist-Stand in einer Matrix nebeneinander: Zeilen = Kompetenzen, Spalten = Personen oder Rollen. Interessant sind drei Muster:

  • Teamlücke: Niemand erreicht das benötigte Niveau
  • Klumpenrisiko: Nur eine Person beherrscht eine wichtige Kompetenz
  • Ungenutzte Stärke: Jemand kann mehr, als die aktuelle Rolle verlangt

Schritt 5: Maßnahmen priorisieren

Nicht jede Lücke muss sofort geschlossen werden. Bewerte jede Lücke nach zwei Fragen: Wie wichtig ist sie für eure Ziele? Wie aufwendig ist es, sie zu schließen?

  1. Wichtig und schnell schließbar: zuerst angehen, z. B. durch Einarbeitung, Patenschaft oder einen kurzen Kurs
  2. Wichtig und aufwendig: früh planen – längere Weiterbildung, Neueinstellung oder Umverteilung von Aufgaben
  3. Weniger wichtig: beobachten, nicht jetzt investieren

Setze pro Person wenige, konkrete Entwicklungsziele statt eines langen Katalogs. Prüft nach drei bis sechs Monaten gemeinsam, ob sich etwas verändert hat.

Betriebsrat und Datenschutz mitdenken

  • Nach § 96 BetrVG hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Betriebsrats den Berufsbildungsbedarf zu ermitteln und mit ihm Fragen der Berufsbildung zu beraten.
  • Wird Software eingeführt, die dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Kläre deshalb vor dem Einsatz eines Tools, welche Daten erhoben und wie sie genutzt werden.
  • Kompetenzdaten sind personenbezogene Daten. Erhebe nur, was du für den Zweck brauchst, und informiere die Mitarbeitenden.

Wie DYD NEXUS dabei helfen soll

DYD NEXUS ist für HR und Personalentwicklung gedacht und befindet sich in der Early-Access-Phase; die Pilotphase startet im ersten Quartal 2027. NEXUS soll Kompetenzen aus vorhandenen Profilen, Lebensläufen und Selbstauskünften nach ESCO erfassen, mit dem Bedarf von Zielrollen abgleichen und die größten Lücken je Team auswerten. Die Methode in diesem Beitrag funktioniert auch ohne Software – etwa mit einer Tabelle.

Nächster Schritt

DYD NEXUS soll den Abgleich zwischen benötigten und vorhandenen Kompetenzen nach ESCO unterstützen. NEXUS ist in der Early-Access-Phase; die Pilotphase startet im ersten Quartal 2027.

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Häufige Fragen

Wie oft sollte man Skill-Gaps erheben?

Mindestens dann, wenn sich Aufgaben, Werkzeuge oder Ziele deutlich ändern, und sonst etwa einmal im Jahr, zum Beispiel im Zusammenhang mit Entwicklungsgesprächen.

Reicht eine Skill-Matrix in Excel?

Für ein einzelnes Team oft ja. Schwierig wird es, wenn mehrere Teams unterschiedliche Begriffe nutzen oder die Liste nicht regelmäßig gepflegt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Upskilling und Reskilling?

Upskilling vertieft Kompetenzen für die aktuelle oder eine nahe Rolle. Reskilling bereitet auf eine deutlich andere Rolle vor.

Quellen